Le back office est le héros méconnu de nombreuses petites entreprises. Des quantités incalculables de poussée de papier et de transactions oubliées travaillent ensemble pour qu’une organisation ronronne comme une machine bien huilée.
Bien sûr, c’est le cas lorsqu’un back office fonctionne au maximum de son efficacité. Souvent, la réalité est un peu moins organisée. Des membres d’équipe dispersés, des processus inefficaces et un suivi inadéquat peuvent laisser un back office opérer bien en dessous de sa productivité maximale.
C’est là que l’intégration entre en jeu.
Les avantages d’un back office entièrement intégré
Il existe de nombreuses solutions logicielles qui permettent à une nouvelle entreprise d’intégrer entièrement son activité de back office. Cela a un impact sur l’efficacité pratiquement du jour au lendemain.
Un back-office intégré donne à une organisation plus de transparence et de visibilité. Il responsabilise les employés et permet une mesure, une programmation et une prévision plus précises des diverses activités commerciales.
Ces avantages peuvent également stimuler l’efficacité de votre organisation de multiples façons dans l’ensemble de votre entreprise. Voici quelques-uns des plus grands boosters d’efficacité qu’offre un back-office intégré.
1. Comblement des lacunes
De nombreuses nouvelles entreprises utilisent des logiciels à des degrés divers dans l’ensemble de leurs back-offices. Cependant, cela ne se fait pas de manière uniforme. Seul 27 % des entreprises avaient intégré un logiciel RH dans leur fonctionnement. C’est moins de la moitié des 60 % qui utilisaient alors un logiciel de paie.
Ces informations révèlent un combat commun : une intégration technologique inégale d’un département à l’autre. En rattachant l’ensemble de votre activité de back-office à un seul système intégré, vous équilibrez les solutions logicielles de votre entreprise. Cela a pour effet de combler les lacunes et les insuffisances technologiques partout où elles peuvent exister.
2. Fournit des enregistrements faciles d’accès
Les back-offices gèrent une énorme quantité d’activités banales, monotones et autrement ennuyeuses. Cela comprend les achats, les transactions de vente, les registres d’inventaire, les factures, les reçus et d’autres papiers sans fin.
L’utilisation d’un logiciel pour unifier ces activités peut introduire un degré d’organisation inégalé. En utilisant un programme pour collecter et cataloguer toutes les transactions et informations, vous rassemblez tout dans un nombre limité d’emplacements faciles d’accès.
3. Renforce le service client
Les membres de votre équipe de service client peuvent se trouver du côté de votre entreprise en contact avec la clientèle. Néanmoins, elle est intimement liée à votre back-office. Les données existantes sur les ventes passées et les informations client stockées sont souvent nécessaires à l’activité du service client.
Lorsque vous intégrez votre back office, cela peut rationaliser la livraison de ces informations pour vos représentants du service client. Les logiciels de gestion de la relation client peuvent conserver chaque quota d’information dans des fichiers ordonnés. Vous pouvez ensuite les utiliser pour fournir un service client rapide et précis à tout moment.
4. Réduit les coûts opérationnels
L’inefficacité est une ponction sur la trésorerie de l’entreprise. Elle diminue la productivité et sape les ressources depuis le début de la civilisation. L’une des façons les plus faciles de favoriser l’inefficacité est d’avoir un fonctionnement interne diversifié et non connecté.
C’est pourquoi l’une des améliorations les plus rapides et les plus simples qui viennent avec l’intégration du back-office est la réduction des coûts opérationnels. Un logiciel est à la fois abordable et efficace. Il évite également d’avoir à effectuer un travail plus d’une fois. Cela peut conduire à des économies importantes car votre équipe dépense moins d’efforts pour chaque activité.
5. Améliore la capacité opérationnelle
La nature rationalisée d’un back-office intégré a été évoquée à plusieurs reprises maintenant. Les économies de coûts et l’organisation sont des avantages évidents de première ligne qui viennent avec l’affaire. Cependant, il y a un autre élément qui est facilement négligé : la capacité opérationnelle.
Les logiciels réduisent le nombre d’étapes et éliminent le besoin d’implication humaine dans de nombreux domaines d’activité. Vos employés sont ainsi libérés pour se concentrer sur d’autres tâches. Ainsi, en intégrant votre back-office, vous améliorez également la capacité de votre équipe à prendre en charge davantage de travail sans avoir besoin d’embaucher de nouveaux employés. Cela peut faire des merveilles pour stimuler la productivité.
6. Augmente la précision des informations
En plus de faciliter l’accès aux informations, l’intégration de votre back office améliore également la précision. Lorsque plusieurs départements doivent recevoir et enregistrer des informations chacun de leur côté, cela introduit la possibilité de commettre des erreurs.
Une solution logicielle unifie ces informations, souvent dans un seul emplacement universel. Lorsque cela se produit, cela réduit les chances que les informations entrent en conflit lors des interactions interdépartementales.
