La pandémie du Covid-19 a bouleversé nos modes de vie et a affecté durement le monde professionnel. Aujourd’hui et plus que jamais, l’accent est mis sur le télétravail et les réunions virtuelles. Mais, il est possible sous réserve du respect de certaines conditions d’organiser des séminaires et des réunions en présentiel. Si vous êtes une entreprise habituée à organiser des réunions ou des séminaires en présentiel, voici comment renouer avec ses activités en ces temps de crise sanitaire.
Les préalables à adopter
Si avant la Covid-19, toutes les préoccupations de l’organisation d’un séminaire ou d’une réunion se résumaient à la logistique, il faudra désormais prendre en considération certains préalables importants pour la bonne marche de ces activités.
En effet, avant confirmation de votre séminaire ou de votre réunion vous devrez vérifier :
- Le lieu de l’évènement : celui-ci doit contenir une salle de réunion ou de séminaire assez grande pour faciliter la mise en place de la distance sociale ;
- L’hygiène : elle consiste à désinfecter les espaces communs et les salles de rassemblement en prélude à l’évènement ;
- La mise en place de signalétique de sensibilisation unique et personnalisée qui prend en compte la mise en place de points d’eau ou de gels hydro alcooliques et de masques de protection ;
Les recommandations à suggérer
Une fois le lieu de l’évènement retenu et le jour de la réunion ou du séminaire connu, nous vous conseillons vivement d’inviter vos participants à se nettoyer les mains à l’entrée de la salle et à respecter la distanciation sociale. C’est votre rôle aussi de limiter le nombre de participants pour assurer cette distanciation. Il faudra aussi s’assurer que chaque participant est muni de son masque.
Nous vous recommandons aussi de distribuer une version numérique et physique du programme afin que chaque participant puisse le consulter et réduire aussi les risques de déplacement et de rapprochement entre participants.
L’intérêt d’une organisation de séminaire ou de réunion en présentiel
Il peut sembler absurde d’organiser une activité professionnelle en présentiel en plein Covid-19. Mais il est important de rappeler que si votre activité n’est pas considérée comme un rassemblement de masse, elle peut être autorisée à condition de répondre aux normes Covid. Par ailleurs, opter pour une salle de séminaire ou de réunion a pour objectif de renforcer la cohésion d’équipe, la motivation et l’intelligence collective. Cette option permet aussi de souder les liens unissant les collaborateurs et permet d’offrir à une clientèle ciblée la richesse de vos prestations. Si vous pensez ne pas pouvoir vous acquitter de cette tâche par vos propres moyens, n’hésitez pas à faire appel à des professionnels comme ceux que l’on trouve sur http://www.aternatik.fr/.
Au final, on retient que pour organiser une activité d’ordre professionnel répondant aux normes Covid-19, il faut s’assurer du respect des préalables et des recommandations. Ils ont un caractère contraignant parce qu’ils contribuent à préserver le bien-être de tous. Pensez entre autres à prévoir lors des pauses un service de déjeuner à l’assiette, des plateaux-repas ou des emballages personnalisés.
