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Système de gestion de la protection des données : par où commencer

Sommaire

 

Le système de gestion de la protection des données (SGPD) permet aux entreprises d’intégrer la gouvernance d’entreprise et d’établir une conformité efficace et d’améliorer continuellement leur protection des données. Découvrez ce logiciel conformité rgpd et le logiciel dpo est un système de gestion de la protection des données.

 

Qu’est-ce qu’un système de gestion de la protection des données

 

Un système de gestion de la protection des données (SGPD) est un cadre permettant aux entreprises de développer et d’établir une infrastructure efficace de protection des données. Il leur fournit des règles et des règlements systématiques pour couvrir les politiques, les processus et les activités qui impliquent le traitement des données personnelles. 

 

Le RGPD contient des lignes directrices pour la définition des rôles et des responsabilités des personnes de l’entreprise en matière de protection des données. Disposer d’un RGPD efficacement mis en œuvre aide les organisations à démontrer leur conformité à la protection des données, à maintenir la confiance et à renforcer les relations de confiance avec les parties prenantes, les clients et les partenaires.

 

Composants clés d’un système de gestion de la protection des données

 

« La mise en œuvre d’un RGPD devrait commencer par une vue d’ensemble des processus actuels et connexes, puis des personnes concernées et responsables, et se terminer par la définition de la politique » déclare notre partenaire expertree consulting.

 

Quels sont les 2 défis rencontrés dans la gestion de la protection des données ? Les silos de données, le manque de systèmes consolidés, la dispersion des données et le travail manuel sont quelques-uns des problèmes auxquels les entreprises doivent trouver des solutions. Les logiciels de gestion de la protection des données sont la clé pour résoudre ces défis et permettre aux organisations de mettre en place une gestion de la protection des données efficace et opérationnelle.

 

Personnes

 

La haute direction doit désigner au moins une personne pour être le délégué à la protection des données (DPD) responsable de toutes les questions liées à la protection des données personnelles et assurer la conformité à la confidentialité des données.  

Principales responsabilités d’un DPD :  

  • Assurer la conformité par le biais de politiques et de processus de protection des données ;
  • Promouvoir une culture de protection des données personnelles et communiquer les politiques de protection des données personnelles aux parties prenantes ;
  • Gérer les demandes d’accès et de correction des données personnelles ;
  • Gérer les demandes et les plaintes liées à la protection des données personnelles ;
  • Alerter la direction sur les risques qui pourraient survenir en ce qui concerne les données personnelles traitées par l’organisation.

 

Politique de protection des données

 

Elle fait partie intégrante de la gouvernance d’entreprise et doit assurer une orientation stratégique sur la mise en œuvre du cadre de protection des données. 

 

Ce que doit comprendre une PPD : 

  • Surveiller et gérer les risques liés à la protection des données personnelles dans le cadre de la gouvernance de l’entreprise
     
  • Maintenir des évaluations d’impact sur la protection des données (DPIA)
  • Nomination du DPO, du CISO
  • Mettre en place des formations à la protection des données pour les employés
  • Allocation de ressources pour la protection des données, c’est-à-dire, budget et effectifs
  • Fournir des instructions pour la gestion des violations de données, la mise en œuvre de plans de remédiation, le traitement des plaintes majeures.

 

Une liste de contrôle de questions pour un RGPD

 

Politique

  • Quelle est la définition des données personnelles ?
  • Quel est l’objectif de la politique ?
  • À quelle fréquence cette politique est-elle révisée ?

Personnes

  • Qui sont les destinataires de la politique ?
  • À qui s’applique la politique ? Leurs rôles et responsabilités sont-ils clairs et complets ?
  • Qui est le propriétaire de la politique ?
  • Qui vérifie la conformité et approuve la politique ?

Processus

  • Qui traite les données personnelles ?
  • Quel est le but de la collecte des données personnelles ?
  • Quels types de données personnelles sont traités (par exemple, le nom, le NRIC, la date de naissance, les détails de santé) ?
  • Comment sont traités les requêtes, les retours, les litiges et les demandes ?
  • A quelles organisations tierces les données personnelles sont-elles partagées, le cas échéant ?
  • Comment l’entreprise s’assure-t-elle que les fournisseurs tiers protègent les données ?
  • Comment les dispositions de la PDPA relatives à la protection des données et à l’interdiction d’appeler sont-elles respectées tout au long du cycle de vie des données ?
  • Comment les données personnelles sont-elles protégées ?
  • Comment les incidents et les violations de données doivent-ils être traités ?
  • Quand et sur quels systèmes ou processus une DPIA est-elle réalisée ?
  • Comment les exceptions à la politique doivent-elles être traitées ?

 

Révision des politiques et pratiques de protection des données

 

Les entreprises doivent procéder à des révisions régulières de leurs politiques afin d’éliminer les lacunes et de les combler à temps. Pour ce faire, les personnes responsables au sein de l’organisation doivent surveiller les changements au sein et à l’extérieur de l’entreprise, par exemple, les modifications de la réglementation, les meilleures pratiques des RGPD, les incidents liés aux données, les processus nouveaux ou modifiés, etc. 

 

Si des changements sont observés, les entreprises doivent réviser leurs politiques et processus de protection des données. En fonction des événements observés, les politiques peuvent nécessiter des mises à jour immédiates ou régulières : 

Des changements ponctuels : Incidents majeurs (par exemple, fuite de données), modifications législatives et réglementaires, changements majeurs au sein de l’entreprise (par exemple, réorganisation, fusion ou acquisition).  

 

Changements réguliers : incidents mineurs (par exemple, accès accidentel non autorisé d’un employé à des données à caractère personnel), révision de processus ou de systèmes ayant un effet minime sur la protection des données (par exemple, changement des coordonnées du DPD).